De gemeente Weert is in 2022 aan de slag gegaan met de implementatie van de Wet open overheid (Woo). Met betrekking tot de passieve openbaarmaking is een instructie opgesteld ten behoeve van de afwikkeling van verzoeken tot openbaarmaking. Deze instructie is op grond van ervaringen in de praktijk inmiddels twee maal geactualiseerd en de meest recente versie wordt nog altijd actief met behandelaars van Woo-verzoeken gedeeld. Verder is een intranetpagina ingericht waarop alle relevante informatie te vinden is. Daarnaast is een Woo-coördinator aangesteld, die als sparringspartner voor behandelaars fungeert. Tot slot is voor iedere afdeling een Woo-ambassadeur aangewezen die eerstelijns vragen over passieve openbaarmaking binnen de afdeling beantwoordt.
Er is een project, waarin zowel de implementatie van (de actieve openbaarmaking van) de Woo, als ook de (verdere) implementatie van de Wet elektronische publicaties (Wep), de Archiefwet 1995 en de Wmebv zijn meegenomen ('Weert: beter en actiever digitaal'). Er ligt een uitvoeringsplan waarin de uit te voeren activiteiten zijn beschreven. Er is reeds een uitvraag gedaan, zodat de huidige stand van zaken met betrekking tot openbaarmaking van gemeentelijke documenten in kaart kan worden gebracht (‘nulmeting’). Een aanzienlijk deel van de 17 informatiecategorieën die de Woo beschrijft, worden al door de gemeente Weert openbaar gemaakt. Voor de eerste tranche van categorieën is dit eind 2024 ook bevestigd door het ministerie van BZK. Doel van het project is echter ook de bestaande openbaarmaking eenduidiger, efficiënter en gebruiksvriendelijker in te richten. Dit behoeft technische aanpassingen, maar mogelijk ook een verschuiving in het beleggen van bepaalde taken in de organisatie. Het project heeft tevens aandacht voor het cultuuraspect dat onlosmakelijk verbonden is aan het uitgangspunt van de Woo: 'openbaar, tenzij'. Dit vergt immers ook een bepaalde basishouding tegenover het delen van informatie en een daarbij passende werkwijze. Onderzocht wordt hoe de transitie naar de nieuwe manier van werken, ook in relatie tot andere informatietechnologische projecten, passend kan worden begeleid en uitgevoerd.
Eind 2024 is de projectgroep gestart met de voorbereidingen op een uit te voeren pilot. In de pilot zal voor één bepaald zaaktype het gehele besluitvormings- en openbaarmakingsproces worden beschreven en doorlopen. Op deze manier is er op enig moment een gestandaardiseerd proces dat kan worden toegepast en, indien nodig, toegesneden op de informatiecategorieën die gaandeweg openbaar moeten worden gemaakt.
Het college heeft in 2023 een contactpersoon Woo aangewezen conform artikel 4.7. van de Woo. De raad is daartoe in februari 2024 overgegaan. Woo-ambassadeurs fungeren in de eerste plaats als vraagbaak voor de afdeling in het kader van de afhandeling van Woo-verzoeken. De ambassadeurs worden ten behoeve daarvan gevoed door de Woo-coördinator van de gemeente Weert (die tevens Woo-contactpersoon voor alle bestuursorganen is). De ambassadeurs zijn door middel van een Woo-challenge getraind op het gebied van de passieve en de actieve openbaarmaking. Hiermee is bewustwording gecreëerd binnen de organisatie en is aandacht gevraagd voor de beperkt ambitieuze lijn die met betrekking tot actieve openbaarmaking is bepaald.
Het project wordt voortgezet. Er zijn per te implementeren wet acties geformuleerd die moeten leiden tot aanbevelingen aan de organisatie over hoe verder met de implementatie moet worden omgegaan. Ook worden bestaande processen onder de loep genomen en, waar mogelijk, geoptimaliseerd.